Informatizar a empresa agiliza e melhora a produtividade. Porém, o empreendedor tem de identificar os problemas que precisa solucionar antes da informatização, para evitar custos desnecessários. O processo é possível mesmo para empresários sem conhecimento ou capital, pois há programas de apoio à informatização.

A informatização traz uma série de benefícios ao processo produtivo de uma empresa. O empresário contará com informações mais precisas e atualizadas sobre o empreendimento – por exemplo, fluxo de caixa, controle de estoque ou acompanhamento de contas a pagar e/ou receber – e oferecerá melhores condições para que os funcionários trabalhem com maior rapidez e precisão. Como conseqüência, o atendimento ao cliente será mais ágil e adequado às expectativas dele.
Porém, o primeiro passo no processo de informatização é identificar os problemas que precisam ser superados e os processos que têm de ser melhorados. Sem a clareza desses objetivos, há risco de os computadores acabarem representando apenas um custo adicional. Entretanto, se o uso da informática for planejado e os objetivos definidos, os benefícios são certos.

Investimento

O valor do investimento na informatização depende do que se pretende informatizar e do tamanho da empresa. Em linhas gerais, é possível iniciar o processo de informatização de uma pequena empresa com um investimento inicial de, em média, R$ 4.000,00. (quatro mil reais).
Ao definir os custos de informatização, é preciso considerar hardwares – equipamentos, como microcomputadores, impressoras ou servidores – e softwares – programas de computador responsáveis pela automatização dos processos.

Fases da informatização

1) Reconhecimento das necessidades da gestão empresarial

O primeiro passo no caminho para a informatização é conhecer e definir as necessidades reais da empresa. No primeiro momento, não se preocupe com hardware (computadores, periféricos, rede, placas e outros equipamentos). Dedique sua atenção para o software (aplicativo, programa) e a aplicabilidade dele na empresa.
A informatização deve ser feita de forma adequada às necessidades organizacionais da empresa, que são divididas em três análises de reconhecimento:
Operacional: são os processos que agrupam diversas atividades empresariais específicas realizadas na empresa, atendendo inclusive o modelo de gestão utilizado.
Funcional: são as atividades realizadas por funcionários no relacionamento com clientes e fornecedores, proporcionando recursos à gestão empresarial competitiva.
Mercado: atender os padrões implementados no segmento de mercado, em função da necessidade de competição, obrigando a empresa a seguir um determinado padrão estabelecido no mercado. (Ex.: um supermercado com seus caixas, check-out, ponto-de-vendas).

2) Pré-informatização

É fundamental, para o sucesso da informatização, que a empresa já tenha estabelecido o costume de promover controles, sejam eles administrativos ou financeiros, fazendo com que os funcionários, comprometidos com a empresa, realizem os diversos processos de captura das informações e a análise de resultado dentro de critérios previamente estabelecidos.
Nesse momento, diversas necessidades empresariais se mostrarão determinantes na aquisição do aplicativo. Dentre elas estão variáveis como os parâmetros básicos, o cadastro de produtos, fornecedores e clientes, o controle de estoque e os controles financeiros, incluindo o fluxo de caixa e o demonstrativo de resultado, que devem seguir os conceitos de gestão da organização.

3) Aquisição

No universo de fornecedores de tecnologia da informação, há no mercado aplicativos empresariais de diferentes tamanhos e preços, que atendem a diversas necessidades empresariais. É possível encontrar desde os sistemas integrados de gestão, apresentados e implantados em módulos, até os pacotes que são inseridos na empresa pelo próprio empresário.
É importante adquirir o software antes dos computadores, evitando descobrir, posteriormente, que o aplicativo mais indicado para sua empresa não funciona no computador comprado. Escolha o software, e após as indicações técnicas do equipamento, adquira o hardware.

Geralmente, as empresas utilizam três tipos de aplicativos.

- Genérico – aplicativo criado para atender aos mais diversos modelos organizacionais, dos diversos ramos da atividade econômica, utilizando, para isso, processos básicos gerais necessários à grande maioria das empresas.
- Especializado – aplicativo desenvolvido para atender empresas de um ramo específico de atividade econômica (por exemplo, farmácia, panificadora, autopeças), nos quais são definidos padrões de processos em relação à atividade empresarial, principalmente quanto aos bancos de dados de itens de estoque, modelo de atendimento, controles de compras e vendas, emissão de notas fiscais, relatórios de acompanhamento e gerenciais.
- Específico: aplicativo criado sob encomenda ou que, no decorrer da implantação, se torna específico para determinada empresa em função de processos e critérios de entrada de dados e relatórios, voltados a atender todas as necessidades de controle de gestão de uma única empresa.

Escolhido o aplicativo, saiba qual é o prazo de validade da licença, e verifique a existência de manutenção gratuita ou paga, de consultorias, de treinamento e de adequações do aplicativo ao longo da utilização.
Existem aplicativos, principalmente os básicos, que, em virtude da integração de dados, exigem um treinamento que precisa ser realizado de forma geral, abrangendo todos os aspectos, processos e atividades inerentes ao sistema, pois todos os dados são pré-requisitos para o correto funcionamento do software.
É importante que a empresa fornecedora do software-aplicativo realize as devidas atualizações mercadológicas do aplicativo, não somente em relação às leis fiscais mas também em função das adequações empresariais, sejam elas de atendimento, financeiro ou de logística, dentre outras.
Se dentro do seu planejamento o empresário tem a necessidade de conter o investimento inicial, uma solução é não adquirir o computador mais avançado se isso não for necessário. Em muitos casos, equipamentos que não são “topo de linha” ou "último tipo" são adequados às necessidades da empresa de forma satisfatória, com investimento menor.

 Dicas importantes

– Procure conhecer bem o aplicativo antes da compra, com ajuda do vendedor e/ou desenvolvedor (ideal), ou mesmo sozinho. Visite empresas similares que já se informatizaram e veja como isso foi feito.
– Procure ajuda. Converse com amigos e outros empresários que conheçam mais sobre informática do que você. Se possível, utilize também a Internet para buscar informações.
– Converse com mais de um fornecedor antes de fechar qualquer compra e sempre busque referências sobre eles com amigos ou pessoas conhecidas.
– Lembre-se de identificar o que deve ser informatizado e quais as melhorias esperadas; jamais compre um computador achando que ele sozinho vai resolver seus problemas. Defina antes que problemas você pretende resolver e que processos você pretende melhorar.
– Analise a possibilidade de conexão à Internet e se isso trará algum tipo de benefício (comunicação por e-mail com clientes e fornecedores, por exemplo, divulgação das informações da sua empresa na Web).
 – Prepare e conscientize os funcionários. Mostre os benefícios, treine as pessoas, discuta as necessidades de mudança e a melhor forma de fazê-las.
– Estabeleça prazos. Só assim você evita perder o foco da informatização com imprevistos que, certamente, irão exigir atenção total em parte do seu tempo.
– Faça reavaliações constantes, atento aos objetivos e expectativas que você definiu para a informatização da sua empresa.
 

Auxílio financeiro

O Banco do Brasil e a Caixa Econômica Federal têm uma linha de crédito chamada PROGER, que pode financiar o seu investimento em informatização. Além disso, atualmente é possível encontrar computadores vendidos a prestações em grandes lojas ou hipermercados, o que facilita a aquisição. Outros bancos privados podem possuir linhas específicas e sempre devem ser consultados.